במרבית האתרים, חברת ערים אחראית במסגרת הטיפול באתר על הכנת מפה לצרכי רישום (תצ"ר), על פי הכללים הקבועים ע"י המרכז לרישום עירוני. האחריות לרישום המפה אצל רשם המקרקעין מתבצעת על פי הנחיות רשות מקרקעי ישראל.
הקצאת המגרשים באתר מתבצעת ע"י הגורמים המוסמכים לכך. הבונה המעוניין להעביר את זכויותיו במגרש יוכל לעשות זאת רק באישור רשות מקרקעי ישראל או משרד הבינוי והשיכון. לפיכך, הבונה אשר חתם עם חברת ערים על הסכם תשתיות ומעונין להעביר את הזכויות בו, לגורם שלישי, נדרש להמציא לחברת ערים את אישור רשות מקרקעי ישראל לפעולה. עם קבלת האישור תעביר החברה לחתימת מעביר הזכויות ומקבל הזכויות הסכם משולש המעביר בין השניים את זכויותיהם וחובותיהם כלפי החברה. החוזה יחתם על ידי שני הצדדים ועל ידי חברה. חתימה על חוזה העברת זכויות מותנת בקבלת ערבות נזקים חלופית ממקבל הזכויות.
במהלך תכנון המבנה, על הבונה להקפיד על התאמת התכנון לתשתיות הקיימות והמתוכננות ובכלל זה מפלס הכבישים. אי התאמה יחייב את הבונה לשנות, על חשבונו, את מיקומן של התשתיות ועלול לפגוע ביכולת השימוש הטוב והיעיל במבנה. יש להדגיש כי הכבישים הסמוכים למגרש, תוכננו ע"י חברת ערים ולא יהיו בהם כל שינויים. על הבונה לדעת כי עליו להתאים את מפלס הכניסה למגרשו (כניסה לבית ולחניה) בהתאם למפלס הכביש, אחרת לא תתאפשר לו כניסה נוחה לביתו (כניסה גבוהה מידי או נמוכה מדי). בניה ופיתוח החצר שלא במפלסים הנכונים הינה בעיה נפוצה אשר גורמת במקרים הקלים יותר ל"גלייות" של המדרכות ובמקרים קשים יותר לאי יכולת להיכנס עם הרכב לחניה שבתחום המגרש. לפיכך, מומלץ לפנות לנציגי החברה באתר ולאשר את תוכניות הבנייה וזאת בנוסף לחובה החוזית לעשות כך. מודגש כי אישור החברה יתייחס אך ורק להתאמת התכנון והממשק לתשתיות הציבוריות שבוצעו או יבוצעו על ידי החברה ואינו נוגע למבנה עצמו.
באתרים השייכים למשרד הבינוי והשיכון ורשות מקרקעי ישראל - עם השלמת תהליך ההקצאה של המגרש - מודיע על כך המשרד (רמ"י או משהב"ש) לזוכה במכרז קרקע ומפנה אותו להסדרת תשלום הוצאות הפיתוח לחברת ערים וחתימה על חוזה התשתית. הודעת המשרד תכלול את יום ההחלטה על ההקצאה – הוא "המועד הקובע". יום העסקה הינו המועד הקובע למניין הימים להסדרת התחייבויות הבונה מול ערים וחתימה על כל המסמכים הנדרשים. התחייבויות הבונה לצורך החתימה על חוזה ערים כוללות בד"כ: תשלום הוצאות פיתוח, המצאת ערבות בנקאית לשמירת התשתיות במהלך הבניה ותשלום מקדמה לחברת החשמל. למעט מקרים יוצאי דופן, יש להסדיר את ההתחייבויות והחתימה על חוזה התשתית תוך 90 יום. אי הסדרת ההתחייבויות בפרק הזמן הנקוב, עלולה להביא לביטול העסקה על ידי הגורם המוסמך שהפנה לחתימת חוזה התשתית. זוכה במכרז יקבל במשרדי החברה את המסמכים הבאים: 1.חוזה (מקור +2 העתקים) ונלווים - דף הנחיות לבונה, טופס הסדר תשלומים, טופס הוראת קבע, נוסח ערבות בנקאית להבטחת תשלומים ונוסח ערבות בנקאית לשמירת התשתיות במהלך הבניה. 2.באתרים של הרחבות ישובים – הקצאת המגרש תתבצע על ידי הגורם המוסמך ל
לאחר שהבונה הסדיר את תשלום הוצאות הפיתוח, הפקיד בידי החברה ערבות נזקים, שילם את מקדמות החשמל (במידה וישנן) והעביר לחברה 3 עותקים מחוזה התשתית חתומים על ידו – תחתום עימו החברה על חוזה תשתית. עותק חתום על ידי החברה יושב לבונה.
הוצאות הפיתוח בהן מחייבת חברת ערים את הבונים באתריה, נקבעות חיצונית לחברה ובאופן בלתי תלוי בה. הוצאות הפיתוח נבדקות ומאושרות על ידי גורמי המדינה המוסמכים – על פי הכללים אותם קובעת המדינה. הוצאות הפיתוח נקבעות באופן פרטני לכל אתר ואתר לאחר ניתוח המאפיינים הייחודיים לו ובכלל זה, טופוגרפיה, מבנה התב"ע (אורך כבישים סוג בינוי וכיוצ"ב), תשתיות על, העמסות פיתוח שונות וכיוצ"ב. את תשלום הוצאות הפיתוח על המשתכן להסדיר מול חברת ערים תוך 90 יום מ"המועד הקובע" (יום החלטת ועדת המכרזים של רשות מקרקעי ישראל על זכייתו), אלא אם נאמר אחרת במסמכי המכרז. התשלום מתבצע לחשבון הבנק של החברה – על פי האמור במסמך ההפניה שנשלח לבונה. על פי הכללים שנקבעו על ידי רשויות מע"מ כנגד תשלום הוצאות הפיתוח הציבורי יוכל המשתכן לקבל קבלה בלבד. במקרים בודדים בהם החברה נדרשת לבצע במסגרת הפרויקט עבודות בתוך שטח המגרש אשר יצוינו באופן בולט במסמכי המכרז לשווק הקרקע, החברה תמציא למשתכן חשבונית מס רק בגין מרכיב זה מתוך כלל הוצאות הפיתוח המשולמות על ידיו. אופן התשלום יהיה כפי שנקבע במסמכי המכרז. מייד עם ביצוע ההפקדה מתבקש הזוכה.
כתנאי להתקשרות בין הזוכה במכרז לבין החברה נדרש הזוכה למסור לידי החברה ערבות בנקאית אוטונומית להבטחת שלמות התשתיות הציבוריות שבוצעו על ידי החברה באתר. ערבות הנזקים הינה בגובה שנקבע במסמכי המכרז והיא צמודה למדד תשומות הבניה. כדי לסייע לבונים, מאפשרת החברה הפקדת מזומן לחשבון החברה, חלף הפקדת ערבות אוטונומית. במקרים בהם הבונה יגרום נזק לתשתיות שבוצעו על ידי החברה, רשאית החברה לבצע את תיקון התשתית על חשבון חילוט הערבות שבידיה. חילוט הערבות יתבצע במידה והבונה יסרב לבצע את עבודת התיקון ו/או שהדבר אינו אפשרי מפאת תנאי השטח ואופי העבודה. עם קבלת טופס אכלוס למגרש יפנה הבונה לחברה בבקשה להשבת הערבות. במקרה זה יבדוק נציג החברה האם נגרמו, ע"י הבונה, נזקים לתשתיות הציבוריות. במידה ולא נגרמו נזקים תושב הערבות לבונה. במקרים בהם בחר הבונה להפקיד בידי החברה הפקדת מזומן, חלף הערבות הבנקאית, תשיב החברה למשתכן את התשלום שהופקד בתוספת הצמדה למדד תשומות הבניה בקיזוז תשלומי המס לרשויות המדינה. תשלום המס יהיה בהתאם לשיעור המס האישי החל על המשתכן – על פי אישור ניכוי מס בתוקף או על פי השיעור המקסימלי שנקבע על יד
כתנאי להתקשרות נדרשים הזוכים במכרזי הקרקע להשיב לחברה את המקדמות ששולמו על ידיה לחברת החשמל בגין אגרת חיבור הבתים באתר למערכת החשמל. מקדמות החשמל משולמות ע"י החברה לחברת החשמל, למרות שהחובה לתשלום אגרת חיבור הבתים לרשת החשמל חלה על הבונה באתר ואינה חלק מהוצאות הפיתוח ששולמו על ידיו לחברה. תשלום המקדמות הכרחי כדי לאפשר קידום הפרויקט על ידי חברת החשמל עוד לפני שהמגרשים באתר משווקים. ללא תשלום המקדמות לחברת החשמל, מנועה האחרונה מלקדם את אישורי התכנון הנדרשים וזאת על פי הכללים הנהוגים אצלה. השבת המקדמות לחברה תתבצע בתוספת הצמדה למדד המחירים לצרכן ממועד תשלום המקדמה. מקדמות החשמל ששולמו על ידי החברה (והושבו לה על ידי הבונה) יקוזזו באגרת החיבור שישלם הבונה לחברת החשמל בבואו להתחבר לרשת החשמל לאחר קבלת טופס האכלוס.
בתוך פרק הזמן שנקבע בחוזה התשתית שנחתם מול חברת ערים, יוזמן הבונה הזוכה לקבל את המגרש, בו זכה, ויחתום על קבלתו. במעמד המסירה יקבל בעל המגרש סימון של ארבע פינות המגרש ומפה, שתשמש אותו להמשך תכנון המבנה במגרש ובכלל זה הגשת היתרי בניה לוועדות התכנון. מודגש כי ע"פ חוקי המדינה, תכנית תוגש ע"ג מפה שהוכנה לכל היותר – שישה חודשים ממועד הבקשה להיתר חתומה בידי מודד. כל עדכון של מפה הינו באחריותו ועל חשבונו של הבונה כפוף לחתימת מודד. על גבי המפה יצוינו חיבורי הביוב, המים והגומחות וכן הגבהים של המגרש ושל הכבישים הסמוכים. תכנון המבנה חייב להתבסס על נקודות חיבור אלו.